Ho approcciato il mio percorso di studi nell’ambito del professional organizing con una concezione molto diversa del tempo rispetto a quella che ho maturato ad oggi. Anche se sono sempre stata naturalmente molto organizzata, non avevo idea di quali strategie mettessi effettivamente in campo per portare a termine i miei obiettivi o, semplicemente, per arrivare puntuale a un appuntamento.
Strada facendo ho capito che il decluttering, ovvero la pratica di eliminazione del superfluo, è applicabile non solo alle cose materiali e agli spazi fisici, ma anche agli spazi temporali.
Infatti, quando si parla di gestione del tempo, si corre il rischio di incappare in un errore: poiché il tempo non si può controllare, tocca a noi a dover imparare a gestirci all’interno di esso.
Molto spesso ci troviamo a rincorrere gli impegni quotidiani, mentre il tempo sembra scivolarci tra le mani. Proprio in questi casi il decluttering è una risorsa preziosa da mettere in campo per “gestirsi nel tempo” che si ha a disposizione.
3 strumenti per strumenti per fare decluttering e recuperare tempo.
1. La delega
Il vocabolario Treccani fornisce questa definizione del verbo delegare: “Incaricare qualcuno di compiere qualche atto in propria vece”.
Questa definizione porta alla luce due elementi fondamentali: il primo deriva dal verbo incaricare, il quale definisce l’atto volontario di dare in carico un’incombenza propria; il secondo riguarda l’esistenza di qualcuno, ovvero di un soggetto, a cui affidare qualche atto, ossia un’azione da compiere.
Delegare non vuol dire “sbolognare” le cose da fare (magari quelle più antipatiche) a qualcun altro, ma vuol essere un atto di fiducia verso la persona a cui affidiamo parte delle nostre incombenze. Delegare vuol dire passare in rassegna ogni nostra singola attività e decidere con consapevolezza cosa si può fare in autonomia e cosa è possibile affidare a una persona che può darci una mano. Proprio come si fa nella pratica del decluttering.
Soprattutto nel caso in cui dovesse essere necessario affidarsi a professionisti che possano affiancarci nel lavoro, è importante fare un bilancio del rapporto costi- benefici.
Per quanto riguarda la gestione del mio business, per esempio, ho delegato la correzione degli articoli del mio blog a una professionista, perché per me era diventato molto faticoso dover rileggere più volte i testi da me partoriti per renderli più fluidi e piacevoli alla lettura, attività, questa, che mi ha sempre prosciugata di tempo ed energie.
Per effettuare questa scelta mi è stato molto utile pensare alle ore di tempo che avrei risparmiato, a quello che avrei potuto fare in quel tempo e a quanta energia avrei recuperato per potermi dedicare in modo più efficiente al mio lavoro, godendo inoltre di una maggior quantità di tempo per scrivere ulteriori articoli per popolare il mio blog.
2. La matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower è una matrice che nasce dall’intersezione di due assi: l’asse delle urgenze e l’asse dell’importanza.
Da questa intersezione si formano 4 quadranti, definiti dalle seguenti caratteristiche:
- urgente e non importante;
- urgente e importante;
- importante e non urgente;
- non importante e non urgente.
Non mi piace definire questo strumento come uno strumento di gestione del tempo, poiché lo scopo della matrice di Eisenhower non è quello di mettere le cose in fila per stillare delle liste, bensì quello di creare consapevolezza imparando a porsi le domande giuste quando si è nel caos e si fa fatica ad ascoltarsi.
Nella selezione dei tuoi impegni e delle tue incombenze quotidiane rispondi allora con sincerità a queste domande:
- Questo è importante per me o per qualcun altro?
- È davvero necessario farlo subito?
- Mi sto facendo guidare da condizionamenti esterni?
- C’è qualcosa che posso non fare oggi o che posso delegare?
- In cosa sto spendendo il mio tempo?
Queste sono solo alcune delle domande che evocano consapevolezza e che ti aiutano a compilare i quadranti di questa matrice. Da questo esercizio noterai quante cose effettivamente non sono così importanti come sembrano e magari potrai farvi riferimento per fare un po’ di quel sano decluttering che alleggerisce la giornata e il tempo.
3. Le liste
David Allen, il padre della produttività, ci insegna che il nostro cervello è fatto per creare e non per accumulare informazioni. Infatti, proprio lui ha ideato il metodo del Brain Dump (svuota cervello), approccio che ti permette di trasferire su di un supporto cartaceo tutto quello che ti passa per la testa. Il risultato? Ovviamente ti sentirai mentalmente più leggera!
Personalmente mi piace chiamare questo processo decluttering mentale. Trasferire su di un supporto fisico e sicuro le informazioni, le idee, le incombenze e quant’altro, infatti, aiuta non solo a risparmiare tempo ed energia, ma anche a non dimenticarsi qualcosa che potrebbe invece risultare importante.
Esistono diversi tipi di liste: la mia preferita è senza dubbio la to-to, ovvero la lista delle cose da fare. Compilare questa lista rappresenta per me un momento di connessione con me stessa e mi permette di avere una visione chiara di quello che devo fare, senza la paura di dimenticare qualcosa. Le liste, oltre ad alleggerire il pensiero e il carico mentale, mi permettono di avere la situazione sotto controllo, aumentando il senso di responsabilità nei confronti del mio tempo.
Questi sono tre strumenti molto potenti da mettere in pratica per alleggerire il carico mentale e risparmiare tempo ed energia. Puoi applicarli alle cose che ami di più o semplicemente a te stessa. Mi piace sempre partire dalla consapevolezza, elemento fondamentale che permette alla nostra essenza di esprimersi nel tempo e nello spazio.
Per continuare a coltivare i tuoi progetti e vivere il tuo tempo con autentica consapevolezza, non ti resta che iscriverti a Fioritura, il percorso gratuito che ho creato apposta per te.